Datenschutzerklärung

Mit dieser Erklärung informieren wir Sie gemäß Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung dieser Veranstaltungs-/Gästeverwaltung (Einladung, Rückmeldung und Einlass).

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO:
[Name der Behörde/des Veranstalters]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ und Ort]
E-Mail: [E-Mail-Adresse] · Telefon: [Telefon]

Datenschutzbeauftragte/r: [Name, Kontakt – sofern bestellt; andernfalls diesen Absatz entfernen].

Zweck der Verarbeitung: Wir verarbeiten Ihre Angaben ausschließlich zur Organisation und Durchführung der Veranstaltung „[Eventname]“ am [Datum] – insbesondere für Einladung, Rückmeldung (Zu-/Absage), Anmeldung von Begleitpersonen, Einlass am Veranstaltungstag (Check-in per QR-Code/Zugangscode) sowie zur Bearbeitung von Rückfragen über die Feedback-/Supportfunktion.

Verarbeitete Datenkategorien:

• Stammdaten: Anrede, Titel, Vor- und Nachname, optional E-Mail-Adresse, optional Behörde/Organisation, Besuchergruppe;
• Rückmeldedaten: Teilnahmestatus, optionale Nachricht sowie ggf. weitere vom Veranstalter eingerichtete organisatorische Felder;
• Begleitpersonen: Name, Funktion und optional E-Mail-Adresse;
• organisatorischer Unterstützungsbedarf: ausschließlich die Anzahl von Unterstützungspersonal außerhalb der Veranstaltung – ohne Namen;
• Zugangs-/Einlassdaten: persönlicher Zugangslink, Zugangscode (nur verschlüsselt bzw. als Hash gespeichert) sowie ein Einlass-QR-Code (enthält nur ein zufälliges Token ohne Personenbezug);
• Check-in-Daten (Zeitpunkt, erfassende Person, Methode), Einwilligungsnachweis (Zeitpunkt und Version), Feedback-/Supportinhalte sowie Sicherheitsprotokolle (IP-Adressen ausschließlich als nicht rückrechenbarer Hash).

Keine besonderen Kategorien: Es werden keine Gesundheitsdaten, Allergie­angaben oder sonstigen besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO verarbeitet. Bitte tragen Sie in Freitextfeldern keine sensiblen Daten ein.

Rechtsgrundlagen: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, beim Absenden der Rückmeldung versioniert erfasst) sowie die Durchführung der Veranstaltung als vertragsähnliches Verhältnis (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sicherheitsprotokolle führen wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses am sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Freiwilligkeit: Alle Angaben außer Ihrem Namen sind freiwillig. Ohne die für Einladung und Einlass erforderlichen Angaben kann die Teilnahme ggf. nicht organisiert werden.

Empfänger / Auftragsverarbeitung: Die Daten werden auf Servern unseres Hosting-Dienstleisters IONOS SE (Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland) in Rechenzentren in Deutschland/EU verarbeitet, mit dem ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht. Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nicht.

Keine Drittlandübermittlung, kein Tracking: Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt. Es werden keine Analyse-/Tracking-Dienste, keine externen Schriftarten und keine Inhalte Dritter eingebunden. Eine optionale Kartenansicht wird nicht eingebettet, sondern nur als Link bereitgestellt, der OpenStreetMap erst nach Ihrem Klick in einem neuen Tab öffnet.

Cookies: Es wird ausschließlich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie zur sicheren Anmeldung gesetzt (Secure, HttpOnly, SameSite=Lax). Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich; eine Analyse oder Wiedererkennung zu Werbezwecken findet nicht statt.

Speicherdauer: Ihre Daten werden spätestens [4 Wochen] nach der Veranstaltung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Sicherheits-/Rate-Limit-Daten werden automatisch nach spätestens 2 Tagen entfernt.

Ihre Rechte: Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie auf jederzeitigen Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3). Über Ihren persönlichen Zugang können Sie Ihre Angaben zudem jederzeit selbst einsehen und ändern.

Beschwerderecht: Es besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), insbesondere bei der für uns zuständigen Behörde: [zuständige Aufsichtsbehörde].

Stand: [Datum].

Version: 1.0